Die Dokumentation einer Warensendung vom Versender bis hin zum Endkunden oder der internen Zustellung von Waren, Akten oder anderen Objekten innerhalb eines Unternehmens ist heute ein meist elektronisch unterstützter Prozess, der mittels Handheld-Computer ohne fehleranfälligen Medienbruch durchgeführt wird und zudem den Auftragsstatus just-in-time liefert, um beispielsweise Rechnungen anzustoßen oder um den Auftrag elektronisch abzuschließen. Die Zeiten, in denen der Kunde auf einem Blatt Papier die Entgegennahme der Ware quittierte und dafür einen Durchschlag erhält, wirken heute schon sehr antiquiert. Nachfolgend lesen Sie drei Fallbeispiele für eine moderne Ablieferscannung. Gerne unterstützen wir auch Sie bei dem Einsatz einer professionellen Ablieferscannung.
Durch den Einsatz mobiler Computer hat der Fahrer seine Fahraufträge immer im Blick. Die mobilen Alleskönner verfügen heute meist über GPS und können somit auch als Navigationssystem eingesetzt werden. Der Computer gibt dem Fahrer die Tour vor und erlaubt ihm mittels Touchscreen, Details zu den nächsten Zielen anzusehen. So kann dem Fahrer auch die Info, dass er im Innenhof abzuladen hat, von vorneherein mit auf den Weg gegeben werden, was zeitaufwändiges Suchen am Ablieferort und damit teure Stillzeiten verhindert.
Die Fahraufträge erhält der Fahrer entweder offline vor der Tour auf sein Smartphone geladen oder ganz bequem unterwegs per Mobilfunk. Auch Eil- oder Abholaufträge können so zeitnah angenommen werden und vorrangig behandelt werden.
Beim Abladen der Ware scannt der Mitarbeiter alle abgelieferten Pakete und kann ggf. sogar erkennen, ob noch Differenzen zwischen Soll- und Ist-Lieferung besteht, also ggf. Pakete im Fahrzeug vergessen wurden.
Beschädigte Verpackungen oder sonstige Beanstandungen können mit der integrierten Kamera an Ort und Stelle dokumentiert werden. Soweit möglich, kann der Fahrer auch Text oder eine Sprachmemo dazu hinterlegen.
Am Ende des Vorgangs lässt der Fahrer den Empfänger direkt auf dem Touchscreen des mobilen Endgeräts den Empfang mittels elektronischer Unterschrift quittieren. Konnte der Empfänger nicht angetroffen werden, kann mit der integrierten Kamera das abgestellte Paket dokumentiert werden. Die Daten werden automatisch per Mobilfunk an die Zentrale gesendet. Sollte keine Verbindung möglich sein, werden die Daten zwischengespeichert und können später erneut übertragen werden.
Für den Empfänger wird automatisch ein Quittungsbeleg über den per Bluetooth angeschlossenen mobilen Drucker gedruckt.
Auch für die Verteilung von Briefen und Päckchen innerhalb eines Unternehmens ist der Einsatz mobiler Geräte heute von großem Vorteil. Die im zentralen Posteingang eintreffende relevante Post wird mit einem internen Barcodeetikett beklebt und anschließend gescannt oder fotografiert. Der interne Postbote sucht nun den entsprechenden Empfänger, scannt dort das interne Barcodelabel und übergibt die Ware. Der Empfänger quittiert die Entgegennahme per elektronischer Unterschrift und erhält ggf. wieder eine Quittung. Die Datenübertragung erfolgt dabei in der Regel per hausinternem WLAN oder offline. Im Offline-Prozess werden die erfassten Daten zu einem späteren Zeitpunkt per USB-Station in das zentrale System übertragen.
Auch in der unternehmenseigenen Instandhaltung spielt die Ablieferscannung eine große Rolle. Instandhalter sind meist für die komplette Büroausstattung zuständig. Geht ein Stuhl zu Bruch, kümmert sich der Instandhalter um die Wiederinstandsetzung. Dazu ist der Instandhalter aber nicht nur für die eigentliche Reparatur, sondern meist auch mit der Abholung und dem Rücktransport zum Nutzer betraut. Erhält der Instandhalter die Nachricht über einen Defekt, fährt er vor Ort und nimmt die zu reparierende Ware entgegen. Wahlweise wurden die Fehlerbeschreibung sowie die Nutzerdaten bereits zentral erfasst und sind somit bereits auf dem mobilen Gerät vorhanden. Andernfalls können die Daten direkt vor Ort mobil erfasst werden. Der Ist-Zustand wird per Foto dokumentiert und der Nutzer quittiert per Unterschrift auf dem mobilen Gerät die Abgabe der Ware an den Instandhalter. Über den mobilen Drucker wird ein Barcodeetikett erzeugt, welches an der Abholware befestigt wird und die Ware bis zur Rückgabe begleitet.
Die reparierte Ware wird dem Nutzer später wieder zurückgebracht. Die Fahraufträge und Empfängerdaten werden auf dem Geräte-Display angezeigt und der Fahrer arbeitet diese nacheinander ab. Bei der Rückgabe scannt der Bote das Barcodelabel und lässt den Empfänger erneut elektronisch unterschreiben, um die Ablieferung zu dokumentieren.
Der Datenaustausch zwischen mobilem Gerät und dem Hostsystem erfolgt über Standard-Technologien wie FTP oder einen intelligenten Webdienst, der über entsprechende Logik verfügt, um gezielte Datenabfragen in einer Datenbank oder einem Cloudspeicher durchführen zu können.
Die drei Fallbeispiele verdeutlichen die Einfachheit einer mobilen Ablieferscannung. Der Einsatz mobiler Hardware wie Handheld und mobile Drucker ermöglicht die Erfassung des Auftragsstatus in Echtzeit und verhindert Medienbrüche, was wiederum Zeit für Sekundäraufwendungen und Fehler vermeidet. Zudem hilft es dem Abliefernden, seine Tätigkeit zu dokumentieren und die Beweislast damit zu wenden. Zu guter Letzt helfen diese Daten bei der Personal- und Ressourcenplanung.
Gerne stehen wir Ihnen für Fragen zu Ihrer mobilen Ablieferscannung / Paketzustellung zur Verfügung. Ihre Anfrage können Sie hier stellen.
